Saviez-vous que 76 % des participants apprécient les interactions sociales et le réseautage lors d’événements ?
Et, comme tout autre aspect de la planification d’événements, la facilitation des interactions sociales exige une réflexion, une planification et des outils appropriés.
Voici quelques conseils rapides pour vous aider à générer plus d’interactions sociales lors de votre prochain événement.
Développer les interactions sociales
Compter toutes les interactions sociales de votre événement est impossible, même pour les petits événements. Il est donc important de définir ce que les interactions sociales signifient pour votre événement et comment vous voulez les mesurer. S’il s’agit de votre premier événement, concentrez-vous sur la collecte de données afin d’établir un point de référence pour les événements futurs. Fixez-vous des objectifs réalistes, mais ambitieux.
Voici un exemple de données précieuses à surveiller et analyser :
- Le networking entre participants
- La participation aux sessions
- Les rendez-vous organisés pour vos sponsors
- Le networking entre participants
Les sessions de networking sont parfaites pour traquer l’engagement social dans votre événement. Il s’agit du nombre de personnes qui se rencontrent et nouent un contact. Que demander de mieux ? Après tout, 76 % des participants se rendent à des événements pour nouer des contacts.
Que vous programmiez ces entrevues vous-même, que vous mettiez en œuvre un événement dans l’événement dédié (rencontres entre acheteurs et prestataires par exemple) ou que vous utilisiez une autre méthode pour faciliter le networking lors votre événement, plus de rencontres signifie plus d’interactions sociales.
Et en aidant les participants à se rencontrer et à organiser avant l’événement leurs réunions avec d’autres participants, vous les mettez en confiance sur leurs objectifs à atteindre lors de votre événement.
Le Trade Show Industry Research Center (CEIR) a constaté que lorsque les participants peuvent prendre le temps de planifier leurs activités avant l’événement, ils en ressortent plus satisfaits à l’égard de ces activités (comme par exemple les sessions, le networking etc…).
Vous pouvez également suivre l’engagement des participants vis-à-vis du networking, en combinant le nombre de rendez-vous par participant avec l’engagement moyen par participant (nombre de mise en relation…). De plus, si vous catégorisez vos participants (par secteur d’activité, par centres d’intérêts, …), vous êtes en mesure d’analyser finement la qualité des interactions et des mises en relation, entre secteurs d’activités ou entre les affinités. Ce sont des données utilisés pour maximiser le ROI de votre événement et surtout augmenter le taux de participation lors de vos prochains événements. Vous transformez un simple événement de networking en outil d’analyse marketing de votre communauté.
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- La participation aux sessions
Mesurer la différence entre le nombre d’inscriptions aux sessions et la participation réelle vous aide à déterminer les sessions qui intéressent le plus vos participants.
Cela vous donne un aperçu clair et indiscutable des thématiques que vos participants apprécient et vous aide donc à créer un contenu de meilleure qualité ou mieux ciblé à l’avenir.
- Les rendez-vous organisés pour et par vos sponsors
Vos sponsors sont présents à votre événement pour une seule chose : développer leur chiffre d’affaires. Et générer des prospects lors de vos événements est pour eux le moyen le plus facile de générer par la suite plus de chiffre d’affaires.
Par conséquent, en mesurant le nombre de rendez-vous que réalisent vos sponsors (et en les incitant à organiser activement des rendez-vous), vous pouvez augmenter leur ROI en les aidant à tirer une meilleure contrepartie de leur investissement sur votre événement.
Des outils numériques pour faciliter les interactions sociales
L’un des moyens les plus faciles de générer plus d’interactions sociales dans vos événements est d’utiliser les bons outils. Un bon outil peut en effet faciliter les mises en relation entre participants, avant et pendant l’événement.
- Les applications événementielles
En 2018, 46 % des planificateurs d’événements déclarent utiliser des applications événementielles dans leurs événements. 26 % envisagent d’utiliser une application événementielle et 28 % ne l’utilisent pas. (EventMB, 2018).
De plus, les applications événementielles ont de nombreuses caractéristiques, mais toutes ne permettent pas de faciliter les connexions sociales lors des événements. Recherchez par conséquent des applications dont les fonctionnalités permettent d’augmenter réellement la participation, c’est-à-dire celles qui mettent en avant le networking et qui permettent aux participants de planifier des réunions et de se connecter les uns aux autres.
N’oubliez pas non plus de mesurer le taux d’adoption ou le pourcentage de participants qui ont téléchargé votre l’application de l’événement. Cela vous permettra de connaître combien de participants ont jugé utile votre application pour profiter pleinement de l’événement.
- Les solutions ou les briques technologiques facilitant le networking
Les solutions de networking sont parfaites pour faciliter des rencontres de qualité entre participants, avec un investissement en temps minimal de votre part. Certaines applications permettent même de gérer les réunions de vos sponsors et génèrent un compte-rendu automatisé.
De plus, n’hésitez pas à rechercher des solutions de networking de type « opt-in ». Concrètement, les demandes de mises en relation doivent être validées par les deux parties et seuls les participants présents peuvent faire des demandes de mise en relation. Cela améliore l’expérience du networking en assurant à vos participants que ceux qui utilisent votre application pour networker sont bien actifs et présents à l’événement, et non passifs.
Concernant les métriques à surveiller, suivez au moins les 3 suivantes :
- Le taux d’adoption
- Le taux d’engagement moyen par participant
- Le nombre de connexions entre participants et par participant
Ces données vous montreront non seulement combien de participants ont téléchargé l’outil fourni, mais vous donnera également une idée plus précise du nombre d’interactions sociales ou mises en relations pertinentes qui ont eu lieu lors de votre événement.
- Les outils de session en direct
Il peut s’agir de questions et de réponses en direct, de sondages ou d’enquêtes. En surveillant la fréquentation aux sessions, vous pouvez également accéder au nombre de réponses et ainsi comprendre l’activité de vos participants vis-à-vis de l’utilisation de l’outil d’interaction en direct.
Ces outils vous aident à mieux engager vos participants directement avec les conférenciers durant les conférences, sans qu’ils aient à attendre d’avoir un microphone pour poser une question ou réagir. Certains outils permettent également à vos participants d’interagir entre eux durant les conférences.
Le but de ces outils est bien de faire en sorte que les participants se sentent engagés et participent à la conférence, plutôt que de la consommer passivement.
Créer des occasions pour générer des interactions
Comme vous le savez, il est important de coller aux attentes de vos participants. Certains préfèrent des séances plus calmes et plus intimes, tandis que d’autres aiment les rencontres à plusieurs.
- Des événements autour de l’événement
Essayez de comprendre votre audience et ses différentes attentes, segmentez votre audience en « attendees persona », et créez par exemple plusieurs mini-événements dans l’événement ou offrez à ces différentes catégories de participants des opportunités pour qu’ils atteignent leurs objectifs de développement de leur capital relationnel.
Par exemple, lors de son événement phare VIVATECH 2019, le Groupe Publicis et ses partenaires ont organisé plusieurs événements de réseautage pour maximiser les interactions sociales et satisfaire les différentes catégories de participants.
Même si les vidéos en direct ne sont pas exactement des outils sociaux, ils peuvent tout de même aider les participants à se connecter entre eux.
Par exemple, durant leurs événements, certaines entreprises corporates organisent un streaming vidéo afin de permettre aux participants de regarder l’événement ensemble et de nouer entre eux, le tout dans une atmosphère plus intime.
Cela permet également à ceux qui ne peuvent pas être présents à l’événement de se sentir néanmoins partie prenante et de créer des liens précieux.
Conclusion
De nombreux outils sont ainsi à votre disposition pour faciliter les interactions sociales.
En créant un plan solide et en utilisant les bons outils événementiels, vous pouvez gagner un temps précieux dans l’organisation de votre événement et faciliter la communication et l’interaction entre vos participants.
Enfin, il existe des solutions événementielles avec badges connectés. Ces solutions relativement inédites permettent de faciliter encore plus le networking lors des événements ainsi que l’engagement de vos participants. N’hésitez pas à consulter par exemple le retour d’expérience des participants lors de l’événement Univ’Airplus, pour en savoir plus sur cette solution relativement plébiscitée par les participants.
Enfin, si vous le pouvez, n’hésitez pas à choisir un prestataire qui peut vous offrir à la fois une solution numérique (App événementielle et système d’inscription) et vous accompagner sur la communication autour de votre événement.
Et vous, comment facilitez-vous les interactions sociales lors de votre événement ?
